home > atempo informa > Il costo delle riunioni inutili e come renderle efficaci

Il costo delle riunioni inutili e come renderle efficaci

Pubblicato il 2 ottobre 2019 in Lavoro

Riunioni inutili e controproducenti, davvero rischiano di arrecare un danno economico all’azienda? La risposta a questa domanda è sì, è proprio così. Nel mondo del lavoro il tempo è denaro, e il segreto del successo parte anche da questa consapevolezza, ovvero dal capire bene a cosa dedicarsi e cosa invece è meglio evitare di fare (compresi i meeting aziendali che non sono strettamente necessari).

Riunioni di lavoro: quando la routine ostacola la produttività

Le riunioni aziendali sono tutte inutili? Se sei arrivato a questa conclusione devo subito stopparti e contraddirti, perché no, non è assolutamente così. Basta solo capire quando è opportuno farle e come organizzarle. In medio stat virtus, diceva Aristotele, ed aveva proprio ragione. Dove voglio arrivare con questo ragionamento? Forse non è ancora chiaro, ma diciamo che nella vita (sia personale che lavorativa) è sempre meglio non strafare e trovare il giusto compromesso tra il troppo e il troppo poco.

Confrontarsi con i propri colleghi, tenere conto delle opinioni dei sottoposti, rendere partecipe il personale delle decisioni prese o da prendere, affrontare un problema come squadra piuttosto che come singolo, sono tutti passaggi che un capo deve tenere bene a mente se vuole vedere la propria azienda crescere. Nel piano di sviluppo di un’impresa (piccola o grande che sia) il lavoro di squadra è importantissimo, se non addirittura indispensabile. Questo, però, non vuol dire fissare riunioni ogni due per tre e programmare incontri con cadenza regolare (e in date sempre più ravvicinate).

Partiamo dal presupposto che deve esserci un buon motivo per fissare una riunione. Obiettivi da definire o problemi da risolvere sono argomenti che possono essere trattati ad un meeting, ma tutto deve concludersi con la programmazione di azioni concrete. Quando le riunioni di lavoro diventano frequenti e inconcludenti il rischio che si corre è di dare la sensazione che non siano abbastanza importanti (forse perché – tra le altre cose – non lo sono davvero). Le conseguenze? Le persone parteciperanno probabilmente di controvoglia e non presteranno abbastanza attenzione durante l’incontro. E non è forse questo l’esatto contrario che vuole ottenere chi indice una riunione?

Riunioni di lavoro inutili: la regola di HIPPO e le sue conseguenze

Prima di programmare una riunione un buon capo deve chiedersi: cosa spero di risolvere da un incontro con il personale? Quale saranno gli argomenti di discussione? Ma soprattutto, sono pronto ad accettare critiche e consigli di chi non ha il mio stesso potere decisionale? Se così non fosse, infatti, il pericolo che si corre è quello di dover fare i conti poi con le conseguenze derivanti dalla regola HIPPO.

Con la regola HIPPO gli esperti fanno riferimento ad una situazione precisa. Per capirla, però, dobbiamo partire dalla definizione di “HIPPO”. L’HIPPO in un’azienda è “l’highest-paid person’s opinion”, ovvero – letteralmente – l’opinione della persona più pagata (all’interno del gruppo di discussione o del team di lavoro che si trova a discutere durante una riunione). È l’opinione di colui o colei che, almeno economicamente, si trova a ricoprire una posizione superiore rispetto a tutti gli altri.

Recenti studi hanno dimostrato che molto spesso, durante una riunione aziendale, le decisioni che si prendono sono conformi a quello che l’HIPPO ha detto nel corso dell’incontro. Le persone tendono a seguire la sua leadership e, in questi casi, quello che doveva essere un confronto, alla fine, si traduce nella conferma di una decisione che - in fondo - era già stata presa. Il problema, in questi casi, è che eventuali problemi o difficoltà (o persino lampi di genio) è probabile che non vengano a galla se non c’è un effettivo scambio di opinioni e pareri. Il risultato? L’amara consapevolezza di aver indetto una riunione di lavoro inutile che, di fatto, poteva benissimo essere evitata. 

Il segreto per rendere efficace una riunione di lavoro

Le riunioni di lavoro sono uno strumento importantissimo, perché sono finalizzate al confronto e allo scambio di idee. Per raggiungere gli obiettivi prefissi, però, è importante agire con chiarezza fin da subito, fissare i punti del dibattito e far sì che la discussione non divaghi.

Per evitare di perdere tempo, allora, è consigliabile organizzare prima tutto. Una riunione in grado di portare a dei risultati concreti è una riunione dove non si sprecano energie inutilmente, le persone rimangono concentrate e c’è effettivamente uno scambio di opinioni, pareri e punti di vista differenti. A tal proposito, quindi, può essere utile programmare prima ogni cosa: dal tempo di durata alla lista dei partecipanti, fino ad una scaletta precisa degli argomenti da trattare. Un atteggiamento tale, ovvero schematico e preciso, ridurrà al minimo le perdite di tempo e terrà sempre l’attenzione focalizzata sui punti di maggiore interesse.

Le domande che devi farti prima di organizzare un meeting di lavoro

Prima di decidere se è il caso di fissare o meno una riunione, dunque, bisogna chiedersi: è necessario farla? Quali sono i problemi da affrontare? Quali i punti di discussione? Su cosa è necessario soffermarsi di più? Ma soprattutto, chi bisogna coinvolgere al tavolo delle decisioni? Queste domande, che apparentemente possono sembrare banali, sono fondamentali per capire come muoversi in questo senso.

La conclusione ovvia a questo ragionamento è questa: se si tratta di una riunione indispensabile, bene, altrimenti meglio lasciar perdere e concentrarsi su una discussione faccia a faccia con la persona (o le persone) interessate dalle questioni da risolvere. Coinvolgere gente non interessata all’argomento o cui apporto alla risoluzione del problema non è decisivo farebbe solo perder tempo (a te, all’azienda, a chiunque sia trascinato in questa situazione). 

I trucchi per una riunione di successo

Quando diventa necessario indire una riunione, dopo aver fatto tutte le valutazioni del caso, bisogna organizzarsi per avere la sicurezza di stare sfruttando al meglio il tempo a propria disposizione. Una riunione lunga non è sinonimo di maggior carico di lavoro. Decisioni importanti possono essere prese anche senza stare a discutere troppo, basta solo individuare subito i pro e i contro di ogni scelta, analizzarli e giungere alla conclusione più opportuna. Agendo diversamente il rischio che si corre è quello di annoiare le persone coinvolte, dilungarsi, allontanarsi dal problema da risolvere ed uscire dalla riunione con le idee più confuse di quelle iniziali.

A partire dalle considerazioni appena fatte, comunque, vi sono dei trucchi che, se seguiti alla lettera, possono davvero fare la differenza in questi casi, ovvero:

  • Stilare un programma preciso, questo vuol dire programmare tutto per filo e per segno. Quanto deve durare la riunione, le persone da invitare, i problemi da risolvere, le decisioni su cui focalizzarsi, persino gli interventi devono essere pianificati. Tutto deve proseguire liscio, secondo i piani, in modo tale che se qualcuno divaga, o si allontana dai nodi centrali della discussione, c’è uno schema che ricorda quale sarà il prossimo argomento da trattare e/o la persona da ascoltare a tal proposito. Conoscere lo step successivo è fondamentale e permette, a chi modera la discussione, di avere sempre le idee chiare sul da farsi;
  • Prepararsi un discorso, di apertura o presentazione, un’esposizione che spieghi subito quali sono i motivi che hanno spinto ad organizzare la riunione e quali invece i risultati che si intendono raggiungere. È un passaggio importante questo per mettere subito le cose in chiaro, motivare le persone presenti al meeting e spingere subito la discussione verso la direzione giusta;
  • Distribuire un’agenda, ovvero uno schema o elenco degli argomenti che verranno trattati durante la riunione. Questo permetterà a chi deve partecipare di farsi un’idea sul meeting e, quindi, di essere più partecipe e coinvolto dalla discussione. Così facendo, inoltre, si stimola il dialogo e il confronto, perché le persone è molto probabile che non arriveranno impreparate alla riunione. Per rendere più facile il tutto, inoltre, un’idea potrebbe essere quella di mettere in agenda (e quindi programmare) gli interventi, dei singoli o del gruppo. In questo modo le persone, sapendo che saranno invitati a dire la loro, si informeranno, faranno le loro valutazioni, trarranno le loro conclusioni e, quindi, si focalizzeranno sul problema;
  • Ridurre al minimo le distrazioni, perché è ovvio che se l’obiettivo è quello di sfruttare al massimo il tempo a propria disposizione le persone devono rimanere concentrate. Far spegnere i telefonini e limitare l’uso dei dispositivi elettronici, pertanto, dovrebbe essere considerata una prassi (perché anche un pc o il laptop aziendale se aperto sulla pagina sbagliata può deconcentrare).

Non dimentichiamo, infine, che l’obiettivo di qualsiasi riunione è quello di confrontarsi su un determinato problema ed individuare le soluzioni migliori per l’azienda. Per questo motivo non è importante solo quello che accade durante la riunione. Ciò che conta veramente – di fatto – è quello che succederà dopo. Tante promesse e voglia di fare non valgono niente se disattese nel momento esatto in cui il meeting finisce. Per evitare che una cosa del genere accada, allora, è importantissimo organizzarsi a tal proposito. Distribuire compiti precisi e responsabilità prima che la riunione si concluda, per esempio, è il primo passo da fare per far sì che quanto detto non si perda in chiacchiere.

Riunioni di lavoro: gli errori da evitare

Una volta fatto il quadro generale, e dopo aver stilato un programma preciso della riunione, è altrettanto importante focalizzarsi sugli errori da evitare durante una riunione di lavoro.

Per far sì che una riunione abbia successo è fondamentale:

  • Stilare un ordine del giorno, programmare gli interventi e seguire uno schema preciso che moderi la discussione, coinvolga tutti e riduca al minimo le esposizioni divaganti;
  • Non programmare la riunione all’ultimo momento, perché sarebbe quasi impossibile organizzare come si deve l’agenda del meeting, coinvolgere le persone giuste e/o chiedere loro di arrivare preparati sull’argomento (in questo caso è molto probabile che finiscano col partecipare solo per “dovere” e non perché hanno effettivamente idea di come affrontare la cosa. Il risultato? Una sola parola: il disinteresse più totale);
  • Non avere chiari gli argomenti da trattare, gli obiettivi da raggiungere o i problemi da risolvere. Del perché questo sia un problema ormai è chiaro;
  • Dare modo alle persone di esprimere liberamente il proprio pensiero, queste non si devono sentire inibite o poco ascoltate, pertanto è fondamentale anche non interromperle se stanno cercando di fare il punto della situazione. È vero che una riunione per essere efficiente ed efficace non deve durare più di 90 minuti, ma troncare qualcuno nel bel mezzo di una discussione avrebbe come effetto quello di portare ad un risultato che è l’esatto opposto di quello a cui si vuole arrivare quando si indice una riunione;
  • Ridurre al minimo le distrazioni e, di conseguenza, anche il numero di partecipanti. Chi non è interessato all’argomento (vuoi perché non di sua competenza vuoi perché non ha potere di intervento al riguardo) è più facile che si distragga e che quindi contribuisca a creare confusione inutile.

Molto importante in una riunione è anche riuscire a organizzare bene tutto. Il perché lo abbiamo spiegato ampiamente. Da qui, quindi, l’importanza di un moderatore che sia in grado di fare il punto della situazione, gestire gli interventi, prendere la parola quando qualcuno divaga o sta perdendo tempo (evitando di essere troppo rigido e spronando sempre il dialogo o il confronto). Tale compito può essere affidato a chiunque, può essere il capo stesso a farlo, dando prova di leadership, o una persona che occupa una posizione di rilievo all’interno dell’azienda (o comunque nel gruppo chiamato in riunione) oppure ancora un dipendente/collaboratore che ha dato prova di essere una persona organizzata e in grado di fare gruppo.

In ogni caso tutto deve essere finalizzato al buon risultato ma la discussione non deve essere rigida o dare l’impressione di essere aperta a pochi. Se la riunione nasce per confrontarsi con gli altri non può essere soltanto una persona a parlare ma, allo stesso tempo, ogni intervento deve essere utile al gruppo.

In caso contrario dipendenti ed azienda starebbero solo perdendo tempo, e questo vuol dire dedicare meno attenzione al resto. Le persone presenti meeting avranno la sensazione di non aver concluso niente, il senso di confusione li accompagnerà anche nello svolgimento del lavoro e la svogliatezza si tradurrà in inefficienza e – quindi – meno guadagni. Ne vale la pena rischiare tutto questo? Probabilmente se sei arrivato fino a qui hai già la tua risposta. Il tempo è denaro si dice, e in questo caso un detto del genere non avrebbe potuto essere più azzeccato.



Condividi sui tuoi social

   
CERCHI LAVORO?
Un servizio gratuito che Atempospa.it mette a disposizione di coloro che vogliono entrare nel mondo del lavoro per la prima volta o vogliono cambiare lavoro in maniera dinamica!

Invia il tuo Curriculum
SEI UN'AZIENDA?
Registrarsi come azienda in Atempospa.it è il sistema più facile e semplice per poter cercare il personale qualificato in ogni momento e secondo le vostre esigenze.

Registrati
VUOI LAVORARE CON NOI?
Siamo sempre aperti a valutare talenti alla ricerca di nuove sfide lavorative. Candidati

ULTIME NOTIZIE

LE NOSTRE CREDENZIALI

Atempo Spa è una realtà autorizzata, certificata e riconosciuta. Affidabilità e solidità per il vostro futuro lavorativo.