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Come aumentare la produttività in Smart Working

Pubblicato il 28 giugno 2021 in Consigli posto di lavoro da Lorenzo Nincheri

Come aumentare la produttività in smart working? Questa è una domanda a cui molti  professionisti cercano di trovare risposta ogni giorno. Svolgere il proprio impiego da remoto,  infatti, per certi versi è una vera e propria comodità, mentre per altri può rivelarsi un’impresa.  Nonostante nel corso dell’ultimo periodo siano state molte le imprese che sono tornate alla  normalità, molte altre proseguono con questo modus operandi. E’ indispensabile, quindi,  cercare di individuare quali siano le strategie migliori da adottare per ottenere risultati più  soddisfacenti nel più breve tempo possibile. Anche senza recarsi in ufficio.  

Usufruire di appositi spazi  

Il primo consiglio utile per aumentare la produttività in smart working è quello di dedicare uno spazio della propria abitazione alla  propria postazione. Che sia un angolo del salotto o una parete della camera da letto, poco  importa. La cosa importante è riuscire a destinare una scrivania (anche se piccola) alla  propria professione. Lì andranno posizionati in pianta stabile il pc, la stampante, il blocco  appunti e tutto l’occorrente necessario per svolgere il proprio impiego.  Per rendere il lavoro da remoto quanto più agevole possibile, sarebbe utile premunirsi di una  sedia con lo schienale ergonomico. Un supporto adeguato per la propria schiena, infatti,  aiuta una maggiore concentrazione. Oltre che ad una certa comodità.  

Ritagliarsi il tempo per coltivare i rapporti  

Lavorare in smart working non significa dedicarsi esclusivamente alle incombenze da  svolgere. Anzi. Durante tempi difficili come questi è fondamentale mantenere lo spirito di  gruppo. E questo significa non solo continuare a coltivare i rapporti interpersonali con i propri  colleghi. Ma anche condividere eventuali preoccupazioni o disagi.  

La soluzione migliore, in questi casi, è quella di cercare di mantenere le buone abitudini di  quando si svolgeva il proprio lavoro in ufficio. La pausa caffè, quindi, non deve essere  abolita ma, piuttosto ricercata. Parlare con i propri collaboratori di eventuali difficoltà può  rivelarsi un ottimo strumento per individuare le tattiche migliori per affrontarle con successo.  

Considerare la flessibilità come un vantaggio  

Molto spesso si è presi dal tram tram quotidiano. Tanto da non rendersi effettivamente conto  di quanto la flessibilità fornita dallo smart working possa rivelarsi come un vero e proprio  vantaggio. Sia in termini di organizzazione personale, che di produttività lavorativa.  Basti pensare, ad esempio, alla quantità di tempo che si risparmia ogni giorno non  dovendosi recare fisicamente in ufficio. Una volta eliminata la questione del pendolarismo è possibile gestire al meglio gli impegni familiari  e ritrovarsi più rilassati e concentrati al momento della riunione. 

Non rinunciare alle pause  

Fare delle pause è indispensabile per mantenere un certo equilibrio mentale. Riposare la  vista e la testa ogni paio di ore, ad esempio, permette di aumentare di molto sia la  produttività che le performance.  

Non bisogna dimenticare, infatti, che durante lo smart working si viene interrotti con minore  frequenza. Basti pensare, ad esempio, che il telefono della propria scrivania non squilla in  continuazione.  

Pianificare il lavoro  

La pianificazione dei compiti da svolgere, così come adottare un alto livello di  organizzazione, stanno alla base di un buon lavoro in smart working. Per ottenere dei buoni  risultati in tal senso, è indispensabile tenere sempre aggiornata la propria agenda e stilare di  giorno in giorno una lista delle priorità.  

La cosa migliore, sarebbe quella di preparare la sera prima una sorta di scaletta con le  mansioni più urgenti. Ad essa, poi, andranno aggiunti anche i compiti che non richiedono  una scadenza immediata. In questo modo, la mattina seguente, si avrà già a disposizione il  piano della giornata, da integrare con eventuali emergenze dell’ultimo momento.  

Evitare le distrazioni  

Lavorare da remoto, tuttavia, può rivelarsi essere un compito molto arduo. Soprattutto se a  casa ci si ritrova in una situazione in cui le distrazioni sono molte. Basti pensare, ad  esempio, alle difficoltà che potrebbero avere i genitori con i bambini piccoli a casa da scuola.  In questo caso, ad esempio, sarebbe opportuno (per quanto possibile) organizzarsi con una  babysitter oppure convogliare l’attenzione dei figli verso qualche attività ludica o didattica in  grado di tenerli impegnati per un po’.  

Ma le distrazioni possono riguardare anche l’arrivo di una telefonata improvvisa o di un sms  da parte di un amico. Ebbene, onde evitare che la propria concentrazione subisca continui  intoppi, è preferibile impostare il proprio telefono in modalità aereo, almeno per il tempo  necessario ad ultimare la mansione e consegnare il progetto entro la scadenza prefissata.  

Prepararsi come se si stesse andando in ufficio  

Lavorare da remoto non significa trascurare tutte le abitudini che si avevano quando ci si  recava in ufficio. E’ necessario, quindi, abbandonare l’idea di passare la giornata in pigiama  e, invece, di iniziare ad adottare un mood che preveda, dopo la colazione, la preparazione  con abiti più formali e la cura del proprio aspetto personale.  

Questo non significa, ovviamente, che per operare in smart working sia necessario  indossare gli stessi abiti che si adotterebbero in ufficio. Ma, nemmeno, lasciarsi andare alle  cattive abitudini rimanendo con un aspetto trasandato per tutta la giornata. Apparire in  ordine, come quando ci si reca ad una riunione di lavoro, permette di aumentare i livelli di  produttività. 

Utilizzare gli strumenti più adeguati  

Il segreto per svolgere al meglio il proprio lavoro è innanzitutto quello di organizzarsi con gli  strumenti che possono agevolare la propria attività nel modo più semplice e veloce possibile.  Lo sviluppo della tecnologia nel corso degli ultimi mesi ha permesso la diffusione di  moltissimi software ed applicazioni che possono aiutare di molto lo svolgimento del proprio  impiego. Ma, soprattutto, consentono di vivere la propria vita lavorativa in modo molto simile  a quando ci si recava di persona in ufficio.  

Un esempio di questi programmi che non possono proprio mancare sono, ad esempio  Google Meet, Skype e Zoom come opzione per chi ha la necessità di organizzare delle  riunioni in videochiamata. Attraverso Google Drive o WeTransfer, inoltre, è possibile inviare  anche file molto pesanti senza l’utilizzo di chiavette usb, hard disk portatili o cd.  Da non dimenticare, poi, tutte quelle app come Telegram, Whatsapp o Workplace by  Facebook per la creazione di chat di gruppo dove scambiarsi informazioni veloci (siano  essere di carattere personale o professionale), senza ricorrere sempre alle telefonate.  

Dedicare il giusto tempo alla vita privata  

Per aumentare i livelli della propria produttività è indispensabile concedere il tempo  necessario alla vita privata e agli impegni personali. Questo significa, ad esempio, a non  rinunciare a recarsi ad una visita medica durante il tradizionale orario di lavoro. A patto che  si comunichi tale appuntamento ai propri collaboratori, di modo che possano organizzarsi a  dovere in nostra assenza.  

Una volta che si sono svolte tutte le attività in programma durante la giornata, inoltre, è  giusto staccare fino al mattino seguente e trascorrere il tempo con la propria famiglia.  Impiegare le serata a riposarsi mentalmente dalle fatiche della propria attività, porterà di  conseguenza a svegliarsi il giorno dopo più rilassati e più operativi. L’aumento dei livelli di  produttività sarà inevitabile, così come la possibilità di ultimare i propri compiti in un lasso di  tempo inferiore rispetto alle aspettative.



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